Tuesday, August 1, 2017

Pengertian Public Relation Fungsi, Tugas dan Tujuan

Untuk mengetahui defenisi Public Relation, kita awali dari era Ivi Lee pada tahun 1906. Ivi lee tercatat sebagai penyandang profesi public Relation Officer pertama di Amerika Serikat dan dengan keberhasilanya mengatasi berbagai persoalan krisis yang menimpa beberapa perusahaan di Amerika Serikat pada waktu itu melalui kiat dan strategy of public relation tersebut, maka namanya diangkat sebagai “Bapak Hubungan Masyarakat” abad ini. Sejak saat itulah masyarakat menjadi tahu keberadaan dan manfaat profesi kehumasan melalui hasil karya gemilangnya di bidang Public Relation.(Ruslan : 2005 : 5)

Pengertian Public Relation Fungsi, Tugas dan Tujuan

Banyak yang mengira bahwa Public Relation hanyalah kegiatan-kegiatan yang tampak, tetapi kenyataanya kegiatan yang tampak oleh publik justru hanya satu tahap saja dari keseluruhan kegiatan Public Relation yang sebenarnya.

Menurut Scott M. Cutlip dan Allen H, Center, dalam Ruslan (2005 : 6) “Public Relation merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijksanaan dan tata cara seseorang atau organisai demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program untuk meraih pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya”

Menurut hasil Survei yang telah diadakan oleh majalah Public Relation News di Amerika Serikat pada tahun 1947, 2000 orang terkemuka dalam bidang Public Relation telah menyatakan defenisi mereka tentang public Relation. Satu sama lain berbeda pendapat, sebab masing-masing mempunyai dasar pandangan dan pemikiran sendiri-sendiri. Defenisi yang dikemukakan sebelum Perang dunia II, misalnya, sudah tentu akan berbeda dengan defenisi yang dikemukakan oleh sarjana-sarjana di zaman modern sekarang ini. Dalam hal ini kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan ikut pula menentukanya (Suhandang: 2004 :43)

Dari 2000 defenisi yang terkumpul itu, tiga diantaranya terpilih sebagai defenisi yang terbaik. Pilihan yang dilakukan oleh sebuah panitia yang beranggotakan para pakar Public Relation itu jatuh pada :

  • Defenisi J. C. Seidel, seorang Public Relation Director pada Division of housing di New York, yang berbunyi : “Public Relation adalah proses yang berkelanjutan dari usaha manajemen untuk memperoleh jasa baik dan pengertian dari pada langgannya, pegawai-pegawainya, dan public pada umumnya, kedalam mengadakan analisa dan koreksi (perbaikan-perbaikan) terhadap diri sendiri, ke luar mengadakan pernyataan yang berarti menguntungkan”
  • Defenisi W. Emerson Reck, Seorang Public Relation Director pada Colgate University, yang berbunyi : “Public Relation adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan jasa baik dari mereka, sedangkan pelaksanaan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap itu adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya”.
  • Defenisi Howard Bonham, seorang Vice Chairman pada American National Red Cross, yang berbunyi : “ Public Relation adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperbesar kepercayaan publik terhadap seseorang atau organisasi”. (Suhandang : 2004 : 44)

Definisi Public Relation


Menurut Roberto Simoes Dalam Rumanti (2002 : 7)

  • Public Relation merupakan proses interaksi. Public Relation menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak.
  • Public Relation adalah fungsi manajemen
  • Public Relation merupakan aktivitas diberbagai bidang ilmu
  • Public Relation merupakan profesi profesional dalam bidangnya, juga merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi secara tepat.
  • Public Relation merupakan penerapan kebijaksanaan dan pelaksanaanya melalui interprestasi yang peka atas berbagai peristiwa.

Dari penjelasan mengenai defenisi Public Relation, maka dapat dirumuskan secara lebih sederhana, yaitu sebagai berikut :

“Public Relation merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi, yang dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas”.

Dalam Public Relation terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara satu badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup perusahaan itu. Dengan ini Public Relation dapat mewujudkan hal-hal yang positif tentang apa yang telah direncanakan dan dilaksanakan.

Fungsi, Tugas dan Tujuan Public Relation


1. Fungsi Public Relation

Public Relation merupakan bagian dari organisasi yang berfungsi untuk menjaga dan membina hubungan baik antara instansi dengan masyarakat umum atau publik besrta dengan konsumenya. Public Relation juga menjaga hubungan baik internal perusahaan, yaitu mencoba menjaga hubungan baik antara semua pegawai kerja dan karyawan baik dari top manajemen hingga pegawai dengan status pangkat paling rendah di perusahaan tersebut. Fungsi dasar dari Public Relation adalah membentuk dan membina hubungan baik, dengan terciptanya hubungan yang baik maka, akan terciptalah kinerja dan kualitas kerja yang baik guna mencapai keuntungan bagi inst itusi tersebut. Dalam Elvinaro& Soemirat (2003 : 87)

Public Relation dikatakan berfungsi dalam suatu organisasi atau lembaga apabila Public Relation tersebut telah menunjukkan suatu kegiatan yang jelas dan dapat dibedakan dari kegiatan lainya.

Menurut Bertrand R. Canfield dalam Lubis (2001 : 20), ada tiga fungsi Public Relation, yaitu :

  • Mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public interest)
  • Memelihara hubungan yang baik (maintian good communication)
  • Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (stress good morals dan manners).

Fungsi utama dari Public Relation Menurut Anne Can Der Meiden dalam Rumanti (2002 : 204).

  • Menumbuhkan, mengembangkan hubungan baik antara organisasi perusahaan dengan publiknya baik internal maupun eksternal.
  • Menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan meningkatkan partisipasi publik.
  • Menciptakan opini publik yang menguntungkan organisasi/perusahaan dan publik.

Menurut Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A. dalam Ruslan (2005 : 9) fungsi Public Relation Officer (PRO) ketika menjalankan tugas-tugas dan operasionalnya, baik sebagai komunikator dan mediator, maupun organisator adalah :

  • Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
  • Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan eksternal.
  • Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasinya
  • Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
  • Operasionalisasi dan organisasi Public Relation dalah bagaimana membina hubungan harmonis antar organisasi dengan publiknyan untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.

Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan mengenai peran utama Public Relation yang pada intinya adalah sebagai berikut :
Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya.
Membina Relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
Peranan back up management, yakni sebagai pendukng dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan.
Membentuk corporate image, artinya peranan Public Relation berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.

Secara sederhana dan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi Public Relation adalah untuk menghubungkan publik atau pihak yang berkepentingan didalam atau diluar perusahaan, karen Public Relation turut menjalankan fungsi manajemen.

Didalam suatu perusahaan/instansi, pimpinan selalu mengalami berbagai macam masalah dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Oleh karena itu tiap-tiap bagian mempunyai tugas masing-masing untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut Fungsi Public Relation

  1. Menumbukan rasa bangga dan citra perusahaan yang menguntungkan
  2. Mensosialisasi kebijakan / program dalam memproduksikan layanan
  3. Menanamkan pengertian dan menciptakan kerja sama dengan karyawan/publik
  4. Meredam dan menetralkan isu-isu
  5. Menciptakan kerja sama dengan badan /lembaga/instansi terkait dan pemerintah.
  6. Menciptakan komunikasi yang harmonis disalam organisasi dan unitnya.
  7. Mendeteksi masalah dalam keuangan
  8. Mendorong persiapan SDM yang cakap dan profesional.

Tugas-Tugas Public Relation


Inti tugas Public Relation adalah sinkornisasi antara informasi dari perusahan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusaahaan dengan publik. Penyesuaian yang menciptakan hubungan yang harmonis dimana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa menguntungkan kedua belah pihak.(Suhandang : 2004 : 73)

Menurut Astrid S. Sutanto mengutip pendapat Cutlip & Center dalam Kusumastuti (2004 : 26) tugas Public Relation perusahaan adalah :

  • Mendidik suatu publik melalui kegiatan non profit untuk menggunakan barang/jasa instansinya.
  • Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan publik.
  • Meningkatkan penjualan barang dan jasa.
  • Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari-hari.
  • Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.
  • Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan oleh konsumen

Seperti diketahui pelanggan merupakan orang yang paling penting karena dengan adanya pelanggan, Perusahan dapat menjalankan fungsinya. Tugas pokok dari Public Relation adalah :

  • Mempersiapkan, wawancara pers dan publikasi lain
  • Menyusun rancangan naskah pidato.
  • Mempersiapkan presentasi pimpinan.
  • Memberikan brosur, poster, dan majalah intern

Dengan menyadari bahwa pelanggan adalah raja, maka petugas Public Relation harus menyadari :

Apa keinginan dari pelanggan
Memberikan pelayanan yang baik, ramah, sopan agar mendapat penilaian yang positif dari pelanggan mengenai perusahaan tersebut.
Menangani keluhan pelanggan :
Mendengar dengan penuh perhatian
Tidak menyalahkan pihak lain dan mengambil tanggung jawab dan inisiatif untuk membantu pelanggan.
Mencatat apa yang diinginkan pelanggan.
Memastikan bahwa anda tahu keinginan pelanggan.
Memberikan bantuan pemecahan masalah
Bagaimana menangani keluhan yang kronis dari pelanggan.
Mengadakan pemufakatan dengan pelanggan
Memberikan batas waktu tertentu.
Mengadakan waktu istirahat.
Mencari jalan keluar.
Bagaimana menangani kritik dan saran dari pelanggan
Mengadakan pemufakatan.
Menanyakan kekurangan lainya (untuk perbaikan)
Kritik yang membangun agar diterima.
Mengadakan perbaikan bilamana diperlukan.
Bagaimana menghadapi pelanggan yang marah.
Dengan menenangkan diri sendiri.
Membiarkan pelanggan melampiaskan kemarahanya
Tunjukkan pengertian
Mengulangi apa yang disampaikan
Mengadakan pemufakatan atau menerima permintaanya.
Mengahadapi dengan kebijaksanaanya.
Mengulur waktu sampai yang bersangkutan tenang kembali.

Menyadari bahwa pelaksanaan kegiatan Public Relation tidak mudah karena menyangkut masyarakat luas dengan berbagai macam karakter, maka petugas Public Relation memiliki syarat-syarat sebagai berikut:

a. Syarat kepribadian
Aktif dan kreatif
Berpengalaman
Sopan, ramah, dan simpatik
Penuh pengertian
Memiliki wawasan yang luas
Berkepribadian yang kuat
Punya referensi yang baik

b. Syarat fisik
Kesehatan yang baik
Mudah tersenyum
Lancar berbicara
Suara yang nyaring/merdu

c. Syarat mental
Simpati, seksama dan waspada
Punya rasa tanggung jawab
Optimis, jujur dan percaya diri

d. Syarat karakter
Setia dan rajin
Teliti, tepat waktu

e. Syarat soial
Pandai bergaul
Toleran, mau bekerja sama.
Tujuan Public Relation

Menurut S. Steinberg dalam Suhandang (2004 : 53), tujuan Public Relation adalah “menciptakan opini public yang menyenangkan tentang kegiatan-kegiatn yang dilakukan oleh badan atau perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya tujuan setiap perusahaan adalah memperoleh laba yang maksimal, dan ini hanya dapat dicapai apabila perusahaan cukup berhasil dalam menjalankan kegiatanya. Adapun tujuan dilaksanakanya Public Relation adalah untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang kegiatan perusahaan dengan cara mengembangkan sikap saling menghargai dan memperoleh opini publik yang mendukung atau menciptakan kerja sama berdasarkan hubungan kedalam maupun keluar.

Secara teorit is adapun tujuan berdasarkan kegiatan Public Relation dapat dijelaskan sebagai berikut .

  • Tujuan berdasarkan kegiatan Intern Public Relation
  • Tujuan berdasarkan kegiatan Extern Public Relation

a. Internal Public Relation.

Tujuan berdasarkan kegiatan Public Relation kedalam perusahaan diperlukan utuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibanya terhadap perusahaan.

Untuk dapat menciptakan itu semua, maka perusahaan melalui kebijaksanaan Internal Public Relation berusaha mengadakan :

  1. Pengumuman-pengumuman
  2. Buku pegangan pegawai
  3. Kontak pribadi
  4. Pertemuan-pertemuan berkala
  5. Kotak suara
  6. Laporan kepada pemegang saham
  7. Hiburan dan darmawisata
  8. Olah raga
  9. Study tour dan pelatihan
  10. Hadiah-hadiah dan penghargaan
  11. Klinik dan apotek bagi kesejahteraan pegawai beserta keluarganya di bidang kesehatan.
  12. Tempat-tempat ibadah
  13. Tempat-tempat pendidikan

Semuanya itu hanya sebagian dari tugas dan usaha untuk mencapai tujuan dari Internal Public Relation. Banyak lagi tugas dan upaya lain yang bisa dipikirkan petugas Public Relation guna menciptakan suasana yang menyenangkan dalam lingkungan intern perusahaanya. Dalam hal pelaksanaan tugas-tugas tersebut, sudah tentu dipilih hal-hal yang mampu dan sesuai dengan perkembangan perusahaan itu sendiri.

b. Eksternal Public Relation

Selain menjalankan kegiatan internal Public Relation, suatu perusahaan perlu menjalankan kegiatan eksternal Public Relation. Tujuan eksternal Public Relation adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang diluar perusahaan hingga terbentuklah opini publik yang baik terhadap perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, eksternal Public Relation harus melakukan tugas untuk memperoleh dukungan, pengertian dan kepercayaan dari masyarakat luas. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam eksternal Public Relation yaitu :

  1. Mengadakan analisa dan penilaian terhadap sikap dan opini publik yang menghadapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan kegiatannya.
  2. Memberikan nasehat dan saran kepada pimpinan perusahaan sehubungan dengan tujuan Public Relation
  3. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif
  4. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staff ke arah yang efektif.
  5. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan tepat atas organisasinya.
  6. Menyediakan berbagai informasi kepada publik, guna kebijakan, dalam rangka menjangkau pengertian publik.

Oleh karena itu seorang pimpinan dalam hal ini perlu lebih memperhatikan suatu langkah dalam mendayagunakan tujuan dan kegiatan eksternal Public Relation itu. Eksternal Public Relation bertujuan untuk menciptakan komunikasi dua arah timbal balik yang saling menguntungkan antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahan.

Artikel Terkait

Hidup memang membutuhkan motivasi, karena hidup adalah perjuangan maka kita harus mempunyai semangat juang yang tinggi.